その問い合わせ、本当に社員が対応する必要がありますか？管理会社の業務を仕分けしてみた

　管理戸数が増えているのに、思ったほど業務が楽にならない。むしろ電話や問い合わせが増え、スタッフが毎日対応に追われている。そんな悩みを抱えている管理会社は少なくありません。業務量が増えれば、「人を増やさなければ回らない」と考えるのは自然です。しかし、採用にはコストがかかり、入社後の教育も必要になります。さらに管理戸数が増えれば、また新しい人員が必要になるかもしれません。

　そこで一度考えてみたいのが、「現在スタッフが対応している仕事は、本当にすべて人が行う必要があるのか」という視点です。管理会社の仕事には、経験や判断が必要な業務がある一方で、毎回ほぼ同じ内容を案内している業務もあります。人にしかできない仕事と、AIやシステムに任せられる仕事を整理するだけでも、現場の負担を減らせる可能性があります。

管理会社は「予定外の仕事」が多い

　管理会社の業務は、入居者対応、オーナー対応、修繕手配、契約更新、退去受付、募集管理、仲介会社への対応など多岐にわたります。それだけでも仕事量は多いのですが、さらに負担を大きくしているのが予定外に発生する問い合わせです。

　例えば、午前中に契約書を3件作成する予定だったとします。作業を始めた直後、入居者から「エアコンが動かない」と電話が入る。状況を確認して担当者へ共有し、契約書に戻ろうとしたところで、今度は仲介会社から空室確認。さらに別の入居者から退去方法について問い合わせが入り、その対応が終わる頃には予定していた作業がほとんど進んでいない―。

　管理会社では珍しくない光景です。電話一本にかかる時間は数分かもしれません。しかし、何度も作業が中断されれば、そのたびに集中し直す時間も必要になります。つまり問題は、単純な電話時間だけではありません。

「仕事の途中に別の仕事が何度も割り込んでくること」そのものが、生産性を下げる原因になっています。

「人手不足だから採用する」だけでは解決しにくい

　スタッフの負担が大きくなったとき、最初に検討しやすいのが採用です。電話対応をする事務スタッフを増やす。管理戸数が増えたため、管理担当者を一人追加する。もちろん、人員を増やす必要があるケースもあります。

　一方で、人を一人採用すれば給与だけでなく、求人広告費、社会保険、パソコンや携帯電話などの設備費、教育に使う時間も必要です。さらに、採用したからといってすぐに一人で業務を任せられるわけではありません。

物件情報、オーナーごとの対応方法、社内ルール、管理システムの使い方などを覚えるまでには一定の期間が必要でしょう。

　そこで考えたいのが、

「人を増やす前に、人がやらなくてもいい仕事を減らせないか？」

という考え方です。忙しくなった原因が、必ずしも人員不足だけとは限りません。

定型業務までスタッフが一件ずつ対応しているため、結果として人手不足のように見えているケースもあります。

管理会社の仕事を「人」と「AI」に仕分けする

　AIを導入するというと、「スタッフの仕事をすべて自動化する」というイメージを持つ方もいるかもしれません。しかし、実際にはすべてをAIに任せる必要はありません。大切なのは、業務の内容によって役割を分けることです。例えば、管理会社の仕事を大きく分けると次のように整理できます。

AI・システムに任せやすい仕事

・営業時間などの定型案内

・電話の一次受付

・問い合わせ内容の聞き取り

・担当部署への振り分け

・営業時間外の問い合わせ受付

・よくある質問への回答

・問い合わせ履歴の記録

　これらの業務に共通するのは、答えや対応方法がある程度決まっていることです。

　例えば、「営業時間は何時までですか？」という問い合わせ。担当者の経験によって回答が変わるわけではありません。正しい営業時間を伝えられれば、基本的には対応が完了します。こうした問い合わせは、AIとの相性が良い業務です。

人が対応したほうがよい仕事

・オーナーへの空室対策提案

・賃料や募集条件の交渉

・複雑なクレーム対応

・修繕内容や費用の判断

・新規管理物件の獲得営業

・個別事情を踏まえた入居者対応

　例えば、半年間空室が続いている物件について、オーナーに賃料変更を提案する場面を考えてみましょう。周辺の募集相場、競合物件の設備、現在の問い合わせ数、過去の成約条件などを踏まえながら、「なぜ条件を変更するべきなのか」を説明する必要があります。単に決められた回答を伝えるだけではありません。オーナーの考えも聞きながら、状況に合った提案を行う必要があります。このような業務は、人が時間を使う価値の高い仕事です。

AI活用で重要なのは、人の仕事をなくすことではなく、「人にしかできない仕事へ時間を移すこと」です。

特に見直しやすいのが電話対応

　管理会社の業務の中でも、AIによる効率化を検討しやすいのが電話です。管理会社には毎日、さまざまな相手から電話が入ります。入居者、オーナー、仲介会社、修繕業者、保証会社など、連絡元だけでも複数あります。

さらに内容も、

・空室状況の確認

・内見方法の確認

・退去手続き

・設備故障

・営業時間の確認

・担当者への取り次ぎ

などさまざまです。ただし、そのすべてが社員による判断を必要とするわけではありません。

電話に出た直後は、多くの場合、

「お名前を教えてください」
「物件名と部屋番号を教えてください」
「どのようなご用件でしょうか」

という一次受付から始まります。この最初の確認まで、必ずスタッフが対応する必要があるでしょうか。AI電話を活用すれば、用件を聞き取ったうえで必要な問い合わせだけをスタッフへつなぐ運用も可能になります。

問い合わせは「緊急度」も仕分けする

　電話対応では、誰が対応するかだけではなく、どの問い合わせを優先するかも重要です。例えば、同じ時間帯に次の2件の連絡が入ったとします。一件目は、「営業時間を教えてほしい」という問い合わせ。もう一件は、「天井から水が漏れている」という連絡です。どちらも一本の電話ですが、優先順位は大きく異なります。水漏れの場合、放置すれば別の部屋へ被害が広がる可能性があります。状況によっては、すぐに担当者や修繕業者へ連絡する必要があります。

　一方、営業時間の案内であれば、必ずしもスタッフが電話に出る必要はありません。ところが従来の電話対応では、電話に出て内容を聞くまで、どちらの問い合わせなのか分かりません。そのため、重要度にかかわらず「まずスタッフが全部の電話を取る」という運用になりやすくなります。

AIによる一次受付で、

• 物件名
• 部屋番号
• 問い合わせ内容
• 緊急性

などを事前に確認できれば、スタッフは内容を把握したうえで優先順位を判断しやすくなります。

1件5分でも30件なら2時間30分

　電話一本だけを見ると、大きな負担には感じないかもしれません。そこで、一度時間に置き換えて考えてみましょう。

1件あたり平均5分の電話を、一日に30件対応した場合、

5分 × 30件 ＝ 150分

　つまり、一日2時間30分を電話対応に使っている計算になります。しかも実際には、電話を切って終わりではありません。問い合わせ履歴を残す。担当者へ内容を伝える。物件情報を確認する。必要であれば折り返す。さらに、電話によって途中で止めた仕事へ戻る時間も発生します。一日8時間勤務だとすると、そのうち数時間を電話関連業務に使っている会社もあるでしょう。仮にその半分をAIに任せることができれば、スタッフが使える時間は大きく変わります。オーナーへの空室対策提案を増やす。管理物件を巡回する。入居者からの重要な相談へ丁寧に対応する。

電話対応そのものは売上を生み出しにくくても、そこで生まれた時間は会社の価値を高める業務へ使えます。

AI電話とは？

　AI電話とは、音声認識や自動応答などの技術を利用し、電話の一次対応を自動化する仕組みです。「音声認識」とは、人が電話で話した内容をAIが認識し、その内容に応じて案内や処理を行う技術を指します。

例えば入居者から電話があった場合、

「設備についての問い合わせなのか」
「退去についてなのか」
「担当者へつないでほしいのか」

　といった用件を確認し、内容に応じた案内や振り分けを行います。よくある質問はAIで対応し、判断が必要な問い合わせはスタッフへ引き継ぐ。このように役割を分けることで、電話対応そのものをなくさずに、スタッフの負担だけを減らすことができます。

AIスマートコールでできること

AIスマートコールでは、これまでスタッフが行っていた電話の一次受付をAIに任せることで、電話業務の効率化を支援します。

例えば、

・営業時間などの定型的な問い合わせ対応

・用件のヒアリング

・問い合わせ内容に応じた振り分け

・営業時間外の電話受付

　などへの活用が考えられます。ただし、すべての電話をAIだけで完結させる必要はありません。設備事故や複雑なクレーム、契約条件についての相談など、人が状況を判断したほうがよい問い合わせもあります。重要なのは、

「AIに全部任せる」のではなく、「AIと人の役割を決める」こと。

例えば、

よくある質問 → AI
一次受付 → AI
緊急性の高い設備トラブル → 担当者
複雑なクレーム → 担当者

というように対応方法を整理しておけば、サービス品質を維持しながら業務負担を減らしやすくなります。

AIを導入するときは「現場の運用」まで考える

AI電話を導入すれば、必ず業務が楽になるとは限りません。導入前には、現在の電話業務を整理する必要があります。

例えば、

・どの問い合わせをAIで完結させるのか

・どの問い合わせをスタッフへ転送するのか

・営業時間外の緊急連絡をどう扱うのか

・AIが回答できない場合の対応方法

・問い合わせ履歴を誰が確認するのか

といったルールを決めておくことが重要です。管理会社の場合、入居者の生活や建物の安全に関係する問い合わせがあります。料金や機能だけを見て導入するのではなく、「実際の現場で問題なく運用できるか」まで確認しましょう。

管理戸数が増えても、人を増やし続けない体制へ

　管理戸数が増えることは、管理会社にとって本来喜ばしいことです。しかし100戸増えるたびにスタッフを増やし、また管理戸数が増えればさらに人を増やすという状態では、売上と同時に人件費も増えていきます。採用が難しくなれば、既存スタッフの負担がさらに大きくなる可能性もあります。だからこそ、これからは「人を増やして処理する業務」そのものを減らすという考え方も必要です。AIにできる仕事はAIへ。人が判断すべき仕事は人へ。

　単純ですが、この仕分けを行うことで、管理戸数が増えてもスタッフの負担が急激に増えにくい仕組みを作ることができます。

まとめ｜まずは問い合わせ内容を一日記録してみる

　管理会社の業務を効率化するために、最初から大規模なシステム導入を行う必要はありません。まずは一日だけ、会社に入ってきた問い合わせを記録してみましょう。

そして、

人が判断する必要があった問い合わせ

定型的な案内だけで終わった問い合わせ

一次受付だけ自動化できそうな問い合わせ

に分類してみてください。すると、「毎日スタッフが対応しているけれど、実はAIでも対応できる」という業務が見つかる可能性があります。人手不足だから、すぐに採用する。その前に、 「今ある仕事を、本当に人がやる必要があるのか」 を見直してみる。それが管理会社の業務効率化、そしてDXの第一歩です。

AIチェッカーをリリースしました！AI検索時代に管理会社が「選ばれる会社」になるために

「このエリアで評判のいい管理会社は？」
「賃貸管理を任せるなら、どの会社がおすすめ？」
「空室対策に強い管理会社を教えて」

これまで、こうした疑問があればGoogleで検索するのが当たり前でした。

ところが今、その“当たり前”が少しずつ変わり始めています。ChatGPTやGeminiなどの生成AIが身近になり、検索窓にキーワードを入れて何ページものWebサイトを見比べるのではなく、AIに直接質問して答えを教えてもらう人が増えてきました。ここで、管理会社の経営者様やWeb担当者様に一度考えていただきたいことがあります。

「AIにおすすめの管理会社を聞いたとき、自社の名前は出てくるでしょうか？」

Googleでは上位に表示されている。ホームページもしっかり作っている。SEO対策にも取り組んできた。

それでも、AIの回答には自社が出てこない。実はこれから、そんなことが起こる可能性があります。

そこで今回、有限会社I-NEXTでは、AI検索時代における企業の「見え方」を計測し、改善につなげるための LLMO対策システム「AIチェッカー」 をリリースしました。

その前に。AIスマートコールをご存じですか？

私たちI-NEXTでは、これまで不動産会社・管理会社の業務効率化を支援するサービスのひとつとして、AIを活用した電話対応の仕組み「AIスマートコール」をご提案してきました。管理会社の現場では、とにかく電話が多いもの。

「この物件、まだ空いていますか？」
「エアコンが動かないんですが……」
「契約について確認したいです」
「担当の○○さんはいらっしゃいますか？」

一件一件は数分で終わる電話でも、一日に何十件と重なれば話は別です。契約書を作っていた手を止め、電話に出る。内容を聞いて担当者へ確認し、電話を切ったら、また元の作業へ。そして数分後、また電話。

「今日、電話対応だけで一日が終わった気がする……」

そんな経験のある方も少なくないのではないでしょうか。

AIスマートコールは、こうした“人がやらなくてもいい電話対応をAIに任せる”という考え方から生まれたサービスです。人を減らすためのAIではありません。人にしかできない仕事へ、もっと時間を使うためのAI。オーナー様への提案、入居者様への丁寧なフォロー、空室対策、新しい管理物件の獲得――。 管理会社には、本来もっと時間を使いたい仕事がたくさんあります。その時間をテクノロジーによって生み出していく。私たちは、そんな考え方でAI活用を進めてきました。

そして次に感じたのが、「集客」の変化でした

業務をAIで効率化する一方で、もうひとつ大きく変わり始めているものがあります。それが、お客様が会社を探す方法です。これまでWeb集客といえば、SEO対策が中心でした。

たとえば「名古屋 管理会社」「賃貸管理 名古屋 おすすめ」と検索されたとき、自社サイトをGoogle検索の上位に表示させる。そのためにブログを書き、ホームページを改善し、検索順位やアクセス数をチェックする。この方法は今でも大切です。

ただし、これからはSEOだけを見ていれば十分とは言い切れません。

なぜなら、ユーザー自身が検索結果を一つずつ見るのではなく、 AIに「おすすめを教えて」と聞く行動が増えているからです。従来の検索は「自分で探す」もの。これからの検索は、「AIに選んでもらう」ものへ。

この変化は、企業のWeb集客にとって決して小さなものではありません。

SEOで1位でも、AIに選ばれるとは限らない

ここが、今回一番お伝えしたいポイントです。Google検索で上位に表示されている会社が、そのままAIの回答でもおすすめされるとは限りません。AIは回答を生成するとき、さまざまな情報を参考にしながら「どの企業・サービスを回答に含めるか」を判断します。

つまり企業側から見ると、これまでの

「Googleで何位なのか？」

だけではなく、

「AIからどう見えているのか？」

という新しい視点が必要になってきたわけです。たとえば管理会社A社とB社があったとしましょう。

A社は何年もSEO対策に取り組み、検索順位も悪くありません。 ホームページにもたくさんの記事があります。

一方のB社は、AIが理解しやすい情報発信やコンテンツ改善にも取り組んでいる。ユーザーがChatGPTなどに、

「名古屋で賃貸管理を任せるなら、どこがおすすめ？」

と質問したとき、AIの回答にB社だけが登場したらどうでしょう。ユーザーにとっては、「AIがおすすめしてくれた会社」が最初の候補になります。A社は検索順位では負けていない。それなのに、比較候補にすら入れない。これは今後、十分に考えられる状況です。

そこで開発したのが「AIチェッカー」です

AIチェッカーは、AI検索上で自社がどのように扱われているのかを計測・分析し、改善までつなげるLLMO／AIO対策システムです。ここで「LLMOって何？」と思った方もいるでしょう。難しく考える必要はありません。SEOが「Googleなどの検索エンジンで見つけてもらいやすくする対策」だとすれば、LLMOは、 ChatGPTなどの生成AIに、自社や自社サービスを理解・引用・紹介してもらいやすくするための対策 と考えるとイメージしやすいでしょう。

ただ、ここで問題があります。

「AI対策をしよう」と思っても、そもそも今の自社がAIからどう見えているのかが分からなければ、何を改善すればいいのか判断できません。そこでAIチェッカーでは、ChatGPTだけを見るのではなく、複数のAI検索・回答エンジンを定点観測。資料では、次の6つのエンジンへの対応を想定しています。

• ChatGPT
• Perplexity
• Claude
• Gemini
• AI Overview
• AI Mode

それぞれで自社がどのくらい言及されているのか。何番目に紹介されているのか。どの情報が引用されているのか。

それらを継続的に確認していきます。

「測って終わり」ではない。それがAIチェッカーの特徴

私たちがAIチェッカーで大切にしたのは、数字を表示するだけのツールにしないことでした。アクセス解析ツールを導入したものの、「数字は見られる。でも結局、何を直せばいいの？」となってしまった経験はないでしょうか。データは、見るだけでは会社を変えてくれません。重要なのは、数字を見たあとに何をするか。

AIチェッカーでは、

計測 → 分析 → 生成 → 改善 → 再計測

という流れをひとつのサイクルとして回していきます。まず、AI検索上での言及率・順位・引用率などを計測。次に、「AIが何を根拠に自社や競合について回答しているのか」を分析します。さらに、AI上でのブランドの語られ方をポジティブ・中立・ネガティブに分類。

たとえば管理会社について、

「対応が丁寧」「地域に詳しい」

と語られているのか。

それとも、

「対応が遅い」「費用が高い」

といったネガティブな情報が出ているのか。自社で毎日AIに質問して調べるのは、現実的ではありません。だからこそ、こうした情報をまとめて確認できる環境が必要になります。

記事も「なんとなく良さそう」ではなく、スコアで判断

管理会社のWeb担当者様から、こんな声を聞くことがあります。

「ブログは書いているけど、これでいいのか分からない」

これも非常によくある悩みです。毎月何本も記事を書いている。でも、その記事がAIに理解・引用されやすい内容なのかは分からない。そこでAIチェッカーでは、コンテンツを5つの軸・100点満点で採点し、AIに引用されやすい状態かをチェックします。感覚ではなく、スコアで判断する。

さらに改善案も提示するため、「点数が低かった」で終わるのではなく、次に何を直すべきかまで確認できます。

サイト全体についても、従来のSEOだけではなくLLMOの観点を組み合わせて診断。AIがサイト情報を取得できる状態なのか、構造化された情報が整っているのかなど、サイトそのものの“AI対応度”を確認していきます。

「AIが何を引用しているか」まで見える

AIチェッカーには、引用ソースを分析する機能もあります。

たとえばAIが自社について説明してくれていたとしても、その根拠が必ず自社ホームページとは限りません。競合サイトや第三者メディアなど、別の情報を参考にしている可能性もあります。

そこで、引用元を自社・競合・第三者に分けて分析。どのサイトがAIから参照されやすいのか、逆に自社サイトのどのページが十分に引用されていないのかを確認します。さらに被リンクとAI引用を組み合わせて分析することで、 「AIには引用されているのに、自社へのリンクがないメディア」なども発見しやすくなります。

今まで見えていなかったWeb上の評価を、ひとつずつ見える形にしていくイメージです。

記事を作り、改善し、その効果まで確認する

さらにAIチェッカーでは、分析だけで終わらず、AIOを意識した記事作成にも対応しています。

記事を作成し、コンテンツチェッカーで内容を確認。必要に応じて改善し、公開する。そして公開後は、施策によってAI上での言及や引用、流入がどう変化したのかを追っていきます。

つまり、

「何をしたら、何が変わったのか？」

まで確認できるということ。Webマーケティングで意外と難しいのが、この部分です。

記事を書いた。サイトを直した。プレスリリースを出した。

でも、それが本当に効果につながったのか分からない。

AIチェッカーでは施策とKPIを紐づけながら、改善前後の変化を確認できる設計になっています。

管理会社こそ、これから「AIに選ばれる会社」を意識する時代へ

管理会社を探しているオーナー様が、これからもずっとGoogleだけを使うとは限りません。

「○○市で管理戸数が多い会社は？」
「空室対策に強い管理会社は？」
「対応が丁寧な管理会社を3社教えて」

そんな質問をAIに投げかけ、出てきた数社だけを比較する。そんな会社選びが当たり前になる可能性があります。

そうなったとき、AIの回答に自社名が入っている会社と、まったく登場しない会社。どちらに問い合わせが集まりやすいでしょうか。SEOがなくなるわけではありません。 ホームページもブログも、これからも重要です。

ただ、そこにもうひとつ、

「AIから自社がどう見えているのか」

という視点を加える必要があります。

AIチェッカーをリリースしました！

検索は、「Googleで調べる」だけのものではなくなりつつあります。AIに聞き、AIの回答を見て、そこで紹介された企業やサービスを調べる。そんな時代に企業が考えなければならないのは、単純な検索順位だけではありません。

AIに正しく理解されているか。
AIから引用されているか。
そして、選択肢のひとつとして名前が挙がっているか。

そこまで含めてWeb上の「見え方」を考える時代になりました。

とはいえ、「LLMOなんて初めて聞いた」「何から対策すればいいのか分からない」という企業様がほとんどだと思います。だからこそ、まずは現在地を知ることから。AIチェッカーは、AI検索上の自社の見え方を計測し、分析し、改善し、もう一度測る。そのサイクルを回すために生まれたサービスです。

Googleで検索されたときに見つかる会社から、AIに聞かれたときにも名前が挙がる会社へ。

AI検索時代の新しい集客対策を、今から始めてみませんか？

AIスマートコールとは？管理会社の電話対応をAIで効率化｜毎月先着キャンペーン実施中

不動産管理会社では、毎日さまざまな電話がかかってきます。

「空室はありますか？」という仲介会社からの物件確認、入居者からの設備トラブル、家賃や更新に関する問い合わせ、オーナー様からの相談、さらには営業電話まで。

特に管理戸数が増えてくると、「電話に出るだけで一日が終わってしまう」ということも珍しくありません。

例えば、入居者から水漏れについて電話が入り対応している最中に、別の仲介会社から空室確認の電話が鳴る。その電話を切った直後に営業電話が入り、気付けば作成途中だった契約書やオーナー様への報告書が止まったまま……。

管理会社の現場では、このような「電話による業務の中断」が毎日のように発生しています。

そんな管理会社の電話業務を効率化する方法として注目されているのが、 AIスマートコール（SmartCall）です。

AIスマートコールとは？

AIスマートコールとは、AIが人の代わりに電話を受け、問い合わせ内容に応じて案内や聞き取り、担当者への転送などを行うAI電話サービスです。

これまでの自動音声というと、

「入居者の方は1番を押してください」
「仲介会社の方は2番を押してください」

といった、番号を選択するタイプをイメージする方も多いかもしれません。

AIスマートコールは、こうした従来型の自動音声とは少し違います。 生成AIを活用することで、電話をかけてきた相手の話を聞き取り、会話形式で問い合わせ内容を確認しながら対応できます。SmartCallでは電話対応だけでなく、内容の記録やシステム連携なども想定されています。

例えば入居者から、

「部屋のエアコンから水が漏れているんですが……」

と電話があった場合。

AIが物件名や部屋番号、症状など必要な情報を順番に確認し、設定された対応方法に沿って受付を進めることができます。

一方で、緊急性が高い内容やAIだけでは判断できない問い合わせについては、担当者へ転送するなど、「AIですべて対応する」のではなく、人とAIを使い分ける運用も可能です。

なぜ今、管理会社にAI電話が必要なのか

管理会社が抱える大きな問題のひとつが、人手不足と業務量の増加です。

管理戸数が増えれば売上は伸びます。 しかし同時に、入居者・オーナー・仲介会社などからの問い合わせも増えていきます。

ここで厄介なのが、管理戸数が増えたからといって、そのたびに電話対応スタッフを増やせるわけではないという点です。

500戸から1,000戸、1,000戸から2,000戸と管理戸数を増やしていくなかで、電話対応まで人だけでカバーしようとすると、人件費も採用コストも大きくなります。

さらに電話は、単純に「対応している時間」だけがコストではありません。

作業中に電話が鳴れば、一度仕事を止めなければなりません。 電話終了後に、

・どこまで作業したか確認する
・電話内容を社内共有する
・担当者へ引き継ぐ
・管理システムへ履歴を入力する

といった作業も発生します。

つまり電話対応を減らすことは、単純な数分間の削減ではなく、管理会社全体の仕事の流れを止めないことにつながります。

AIスマートコールを導入する管理会社のメリット

1．電話対応による業務の中断を減らせる

管理会社にとって最も分かりやすいメリットが、スタッフが電話に出る回数を減らせることです。

例えば、午前中に重要事項説明書や契約書を作成しているスタッフがいたとします。

その間に「この物件はまだ空いていますか？」「駐車場はいくらですか？」「営業時間を教えてください」といった電話が何度も入れば、そのたびに作業は中断されます。

こうした定型的な問い合わせをAIが一次対応することで、人は契約業務やオーナー対応など、人が対応するべき仕事に集中しやすくなります。

2．営業時間外の問い合わせにも対応できる

入居者からの問い合わせは、必ずしも管理会社の営業時間内に発生するとは限りません。

仕事から帰宅した20時頃に給湯器が動かないことに気付いたり、夜中に鍵を紛失したり、休日に水漏れが発生したりすることもあります。

AI電話を活用すれば、24時間365日の電話受付体制をつくることも可能です。AI-IVRは、営業時間外の設備故障や鍵紛失などの一次受付にも活用されています。

もちろん、夜中にすべての案件を社員へ転送する必要はありません。

「緊急性が高いものは担当者へ」「緊急性が低いものは内容を記録して翌営業日に対応」といった振り分けを行うことで、入居者対応と社員の負担軽減を両立しやすくなります。

3．「言った・言わない」を防ぎやすくなる

管理会社で意外と多いのが、電話対応後の情報共有トラブルです。

「昨日電話したんですが」
「担当の方には伝えました」
「そんな説明は聞いていません」

こうした経験がある管理会社も多いのではないでしょうか。

電話は口頭でやり取りするため、担当者がメモを残していなかったり、引き継ぎが漏れたりすると、後から内容を確認できません。

AIスマートコールでは、電話内容を記録・テキスト化して管理できるため、「誰から、何について連絡があったのか」を社内で確認しやすくなります。SmartCallでも通話内容のテキスト化や通知といった機能が紹介されています。

4．営業電話に取られる時間を減らせる

管理会社にかかってくる電話は、入居者やオーナーだけではありません。

インターネット回線、電気、防犯カメラ、人材紹介、広告、システムなど、毎日のように営業電話がかかってくる会社もあります。

電話に出てみなければ必要な電話か営業電話か分からないため、忙しい時間帯でも一度手を止めなければなりません。

AIが一次受付を行い、用件を確認したうえで必要な電話だけ担当者へつなぐ仕組みにすれば、不要な電話対応の時間を削減できます。

5．管理戸数を増やしやすい組織をつくれる

AIスマートコールの導入メリットは、単なる業務効率化だけではありません。

将来的に管理戸数を増やしていきたい会社にとっては、「電話件数が増えても、人員を同じ割合で増やさなくていい体制」をつくることが重要です。

例えば管理戸数が2倍になったとき、電話件数も増えたからスタッフも2倍にする、という経営では利益率を高めることが難しくなります。

定型業務をAIへ任せ、人はオーナーへの提案、管理受託営業、入居率改善、クレーム対応など、判断やコミュニケーションが必要な仕事を担当する。

この役割分担が、これからの管理会社には重要になってきます。

AIに電話を任せて、本当に大丈夫？

AI電話について説明すると、

「入居者が怒らない？」
「ちゃんと会話できる？」
「全部AI対応になってしまうの？」

という不安を持つ方も少なくありません。

重要なのは、すべての電話を無理にAIだけで完結させようとしないことです。

空室確認や営業時間、各種手続きなど、回答が決まっている問い合わせはAIに任せる。

一方で、オーナー様からの相談、複雑なクレーム、契約条件の交渉など、人による判断が必要な電話は担当者へつなぐ。

このようにAIとスタッフの役割を分けることで、電話対応の品質を維持しながら業務効率化を進めることができます。

AIは「スタッフの代わり」ではなく、「スタッフが本来の仕事をするための電話受付担当」と考えると分かりやすいでしょう。

AIスマートコール 毎月先着キャンペーン実施中

「AI電話に興味はあるけれど、いきなり本格導入するのは不安」

そんな管理会社様にもAIスマートコールを体験していただきやすいよう、毎月先着でキャンペーンを実施しています。

電話業務は会社によって内容が大きく異なります。

管理戸数、入居者からの問い合わせ件数、物件確認電話の件数、営業時間外の受付方法などによって、AI化したほうが良い部分も変わります。

そのため、まずは現在の電話業務を整理し、

・どの電話をAIに任せられるのか
・どの問い合わせを人へ転送するのか
・どの程度の業務削減が期待できるのか
現在の運用をどう変更するのか

を確認してから導入を検討するのがおすすめです。

キャンペーンは毎月先着でのご案内となります。 対象条件や今月の受付状況については、お問い合わせ時にご確認ください。

まとめ｜電話対応を「人がやる仕事」から見直す

これまで管理会社では、電話が鳴れば社員が出るのが当たり前でした。

しかし、人手不足が続くなか、管理戸数を増やしながらすべての電話を人だけで対応し続けることには限界があります。

AIスマートコールを活用すれば、定型的な問い合わせや一次受付をAIへ任せ、スタッフはオーナー対応や契約業務、管理受託、入居率改善など、人だからこそ価値を出せる業務に時間を使えるようになります。

電話を完全になくす必要はありません。

大切なのは、 「この電話は本当に人が出る必要があるのか？」 を一度整理してみることです。

毎日何十件、何百件とかかってくる電話の一部をAIに任せるだけでも、現場の働き方は変わります。

「電話対応を減らしたい」
「営業時間外の問い合わせを改善したい」
「管理戸数を増やしても回る組織をつくりたい」

そのような課題をお持ちの管理会社様は、ぜひAIスマートコールをご検討ください。

毎月先着キャンペーンも実施中です。
キャンペーン内容・対象条件・現在の受付状況については、お気軽にお問い合わせください。