管理戸数が増えるほど電話対応が限界になる理由｜不動産管理会社が抱える人手不足の課題
不動産管理会社では、管理戸数の増加に伴い、入居者対応やオーナー対応の電話件数も増えていきます。
「管理戸数は増やしたいが、人員は増やせない」
このような悩みを抱えている不動産管理会社は少なくありません。
特に近年は、人手不足や採用難の影響もあり、電話対応に追われて本来の管理業務が進まないという課題が目立っています。
この記事では、不動産管理会社の電話対応がなぜ負担になりやすいのか、そして管理戸数を増やしても対応できる体制づくりについて解説します。
不動産管理会社の電話対応が増える理由
不動産管理会社には、日々さまざまな電話が入ります。
- 水漏れや設備不具合の連絡
- 鍵の紛失
- 駐車場に関する問い合わせ
- 契約更新の確認
- 解約に関する相談
- オーナーからの空室確認
- 修繕や入居者トラブルの相談
管理戸数が100戸の会社と1,000戸の会社では、当然ながら電話件数も大きく変わります。
管理戸数が増えることは売上拡大につながりますが、その一方で、電話対応の負担も比例して増えていきます。
電話対応は見えにくいコストになっている
電話対応は、単に通話時間だけが負担ではありません。
電話が鳴るたびに、管理担当者の業務は中断されます。
入退去手続き、修繕手配、契約管理、オーナー対応などを進めている途中で電話が入ると、集中力が途切れ、業務効率が下がってしまいます。
1件あたりの電話対応が5分でも、1日に何十件も対応していれば、相当な時間が失われています。
特に少人数で運営している不動産管理会社では、電話対応による生産性低下は大きな問題です。
人手不足が不動産管理会社に与える影響
不動産管理業界では、人手不足も深刻な課題です。
電話対応やクレーム対応が多い職場では、スタッフの負担が大きくなり、離職につながることもあります。
また、新しく人を採用する場合でも、採用費・教育費・人件費・社会保険料などのコストが発生します。
そのため、電話が増えたからといって、すぐに人を増やすという対応は簡単ではありません。
これからの不動産管理会社には、人を増やすだけでなく、業務そのものを効率化する視点が求められます。
実は定型的な電話対応も多い
不動産管理会社にかかってくる電話の中には、担当者でなければ判断できない内容もあります。
一方で、以下のような定型的な問い合わせも多くあります。
- 営業時間の確認
- ゴミ出しルールの確認
- 更新時期の確認
- 駐車場の空き確認
- 修繕受付
- 担当者への取次
こうした問い合わせに毎回スタッフが対応していると、本来注力すべき業務に時間を使えなくなります。
定型的な電話対応を効率化できれば、管理担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
不動産管理DXで電話対応を効率化する方法
近年、不動産管理業界でもDXが進んでいます。
電子契約やクラウド管理システムを導入する会社は増えていますが、意外と見落とされがちなのが電話対応です。
電話は、入居者やオーナーとの重要な接点です。
しかし、すべての電話を人が受け続ける体制には限界があります。
そこで注目されているのが、AI電話や電話対応の自動化です。
AIが一次受付を行い、定型的な問い合わせには自動で回答し、必要な内容だけ担当者へ引き継ぐことで、電話対応の負担を減らすことができます。
管理戸数を増やしても対応できる体制づくり
不動産管理会社が今後も成長していくためには、管理戸数が増えても対応品質を落とさない仕組みづくりが重要です。
そのためには、すべてを人に任せるのではなく、定型業務や一次受付を仕組み化することが必要です。
例えば、電話対応を自動化できれば、以下のようなメリットがあります。
- 入居者からの電話を取り逃しにくくなる
- 担当者の業務中断を減らせる
- 営業時間外の問い合わせにも対応しやすくなる
- 管理担当者の負担を軽減できる
- 少人数でも管理戸数を増やしやすくなる
管理戸数を増やしたい不動産管理会社にとって、電話対応の効率化は重要な経営課題の一つです。
まとめ｜不動産管理会社は電話対応の見直しが必要な時代へ
不動産管理会社にとって、管理戸数の増加は売上拡大のチャンスです。
しかしその一方で、電話対応の増加、人手不足、業務効率の低下といった課題も発生します。
これからの不動産管理会社には、人を増やすだけでなく、電話対応を効率化する仕組みづくりが求められます。
入居者対応やオーナー対応の品質を維持しながら、管理業務を効率化するためには、AI電話や電話対応自動化の活用も有効な選択肢です。
管理戸数を増やしても無理なく対応できる体制を作ることが、今後の不動産管理会社の成長につながります。
次回は、「夜間や休日の入居者からの電話対応をどうするべきか？」について解説します。
