AI電話導入で管理会社の人件費はどれだけ削減できる？費用対効果をシミュレーション

管理会社の電話対応には見えにくい人件費がかかっている

電話対応のコストを計算するとき、通話している時間だけを見てしまうことがあります。しかし、管理会社の電話業務では、通話の前後にも多くの作業が発生します。

例えば、入居者から「駐車場の空き状況を確認したい」と電話があった場合、担当者は名前や物件名を確認し、管理システムや資料を調べなければなりません。その場で回答できなければ、担当者を確認して折り返す必要もあります。

水漏れや設備故障の連絡であれば、状況を聞き取り、緊急性を判断し、修理業者や物件担当者へ連絡します。さらに、対応内容を管理システムへ入力する作業も必要です。

通話時間が3分程度だったとしても、確認や記録まで含めると、実際には一件あたり5分以上の時間を使っていることも珍しくありません。

電話対応にかかる人件費をシミュレーション

ここでは、1日に50件の電話を受けている不動産管理会社を例に、電話対応にかかる人件費を計算します。

シミュレーションの条件

1日の電話対応時間は、次のように計算できます。

1日あたり200分、つまり約3時間20分を電話対応に使っている計算です。

これを月間で計算すると、次のようになります。

従業員の時間単価を2,000円とすると、電話対応にかかる月間人件費は次のとおりです。

年間では、単純計算で約175万円になります。

これは通話と基本的な対応時間だけを人件費に換算した金額です。折り返し、社内確認、担当者への共有、業務中断による効率低下などを含めると、実際の負担はさらに大きくなる可能性があります。

AI電話が70％対応した場合、いくら削減できる？

管理会社にかかってくる電話のすべてが、担当者による個別対応を必要とするわけではありません。

営業時間、ゴミ出しルール、解約方法、契約更新の時期、設備トラブルの一次受付など、案内内容や確認項目がある程度決まっている問い合わせも多くあります。

仮に、1日50件の電話のうち70％をAI電話が受け付けるとします。

この場合、AI電話の導入によって、1か月あたり約51時間の電話対応時間を削減できる計算になります。

人件費に換算すると、次のとおりです。

年間では、約610時間、金額にすると約122万円分の業務時間に相当します。

実際の削減効果は、入電数、平均対応時間、AIで対応できる問い合わせの割合によって異なります。ただし、自社の電話件数と対応時間を把握すれば、おおよその費用対効果を計算できます。

AI電話の効果は人件費削減だけではない

AI電話を導入するメリットは、電話対応にかかる人件費を減らすことだけではありません。

電話によって中断されていた時間を、入居者への丁寧な対応、オーナーへの提案、空室対策、契約手続きなど、より重要な業務へ使えるようになります。

業務の中断を減らせる

契約書の確認や送金処理、オーナーへの報告書作成など、集中力が必要な業務の途中で電話が鳴ると、担当者は作業を止めなければなりません。

AIが一次受付を行い、担当者の判断が必要な電話だけを通知する仕組みにすれば、頻繁な業務中断を減らせます。

電話の取りこぼしを防げる

接客中や外出中、営業時間外に電話へ出られなければ、入居希望者やオーナーからの連絡を取りこぼすことがあります。

AI電話で用件を受け付けておけば、担当者は内容を確認したうえで折り返せます。電話に出られなかったことによる機会損失を減らせる点も、重要な導入効果です。

採用難への対策になる

電話対応のために新しい従業員を採用する場合、求人掲載費、採用活動、教育期間などのコストが発生します。

AI電話は、単純に人を減らすための仕組みではありません。限られた人数でも業務を回せる体制をつくり、現在働いている社員の負担を軽くする仕組みとして活用できます。

管理会社がAI電話に任せやすい問い合わせ

AI電話と相性がよいのは、案内内容や聞き取る項目があらかじめ決まっている問い合わせです。

一方で、家賃交渉、契約条件の変更、感情的なクレーム、複雑な設備トラブルなどは、人による判断が必要です。

すべてをAIに任せるのではなく、定型的な電話はAI、判断が必要な電話は人という役割分担が現実的です。

費用対効果を確認するために必要な3つの数字

AI電話を導入する前に、まずは現在の電話業務を簡単に棚卸ししてみましょう。

例えば、月間1,000件の電話があり、一件あたり5分、定型的な問い合わせが60％であれば、AI電話によって月間約50時間を削減できる可能性があります。

SmartCallで管理会社の電話業務を効率化

SmartCallは、AIが電話を受け付け、相手の用件を確認し、内容に応じた案内や担当者への引き継ぎを行うAI電話サービスです。

管理会社の運用に合わせて受付内容を設計できるため、入居者からの問い合わせ、設備トラブルの一次受付、営業時間外の電話、営業電話の振り分けなどに活用できます。

人が対応する必要のある電話だけを担当者へつなぐことで、電話に追われる時間を減らし、本来取り組むべき管理業務へ集中できる環境を整えます。

まとめ｜まずは電話対応にかかる時間を見える化しよう

1日50件、一件4分の電話対応が発生している管理会社では、月間約73時間、年間では約880時間を電話対応に使っている計算になります。

そのうち70％をAI電話で対応できれば、月間約51時間、年間約610時間の削減が期待できます。時間単価を2,000円とした場合、年間約122万円分の業務時間に相当します。

ただし、AI電話の価値は人件費削減だけではありません。業務中断の減少、電話の取りこぼし防止、営業時間外対応、採用難への対策なども含めて費用対効果を判断する必要があります。

まずは自社の入電件数、平均対応時間、問い合わせ内容を確認し、電話対応にどの程度の時間がかかっているのかを見える化してみましょう。