入居者からの電話の7割はAIで対応できる？不動産管理会社の電話自動応答を徹底解説

　不動産管理会社では、毎日のように多くの電話が鳴ります。「ゴミの日を教えてください」「営業時間は何時までですか？」「契約更新はいつになりますか？」「駐車場は空いていますか？」など、一つひとつは短時間で終わる問い合わせでも、何十件、何百件と積み重なることで担当者の業務時間を大きく奪っています。電話が鳴るたびに接客や契約書作成などの業務を中断しなければならず、「本来やるべき仕事が進まない」と感じている管理会社様も多いのではないでしょうか。こうした課題を解決する方法として、近年注目されているのがAI電話や電話自動応答サービスです。

　AI電話というと、「本当に入居者対応ができるの？」「複雑な質問には答えられないのでは？」というイメージを持たれる方も少なくありません。しかし実際には、不動産管理会社へかかってくる電話の多くは、あらかじめ回答が決まっている定型的な問い合わせです。そのため、AIとの相性が非常によく、人が対応しなくても十分に解決できるケースが数多く存在します。もちろん、すべての電話をAIが対応できるわけではありません。設備トラブルやクレーム、個別事情が関係する相談など、人だからこそ対応すべき電話もあります。大切なのは、「AIに任せる電話」と「担当者が対応する電話」を適切に切り分けることです。

　その役割を担うのが、AI電話サービスSmartCallです。SmartCallは24時間365日、入居者からの電話に自動で対応し、定型的な問い合わせはAIが回答します。担当者による判断が必要な内容だけを転送できるため、電話対応の負担を大幅に軽減しながら、入居者満足度の向上にもつながります。この記事では、不動産管理会社にかかってく　る電話のうち、どのような問い合わせがAI電話に向いているのか、またAIでは対応が難しいケースについても詳しく解説します。

なぜ入居者からの電話の約7割はAIで対応できるのか？

　「AI電話」と聞くと、まるで人間の代わりにすべての電話へ対応するようなイメージを持つ方もいるかもしれません。しかし、実際の運用は少し違います。AI電話はすべての電話を置き換えるサービスではなく、定型的な問い合わせを自動化するサービスです。

　例えば管理会社へ寄せられる電話を思い浮かべてみてください。

「営業時間は何時ですか？」
「ゴミ出しの日を教えてください。」
「契約更新はいつになりますか？」
「駐車場は空いていますか？」

　これらの問い合わせには、それぞれ決まった回答があります。担当者が誰であっても基本的には同じ内容を案内するため、AI電話が最も得意とする分野です。

　一方で、水漏れや騒音トラブル、設備故障、家賃交渉など、状況を詳しく確認しながら判断する必要がある問い合わせは、人による対応が欠かせません。つまり、入居者からの電話は大きく次の2種類に分けられます。

• ・回答が決まっている「定型的な問い合わせ」
• ・担当者の判断が必要な「個別対応の問い合わせ」

　・回答が決まっている「定型的な問い合わせ」はAI電話との相性が非常によく、電話自動応答によって効率化できます。

実際、多くの不動産管理会社では、日々寄せられる電話の大半が定型的な問い合わせで占められています。そのため、「電話の約7割はAIで対応できる」と言われる理由は決して誇張ではありません。電話を受ける回数が減れば、担当者は契約業務やオーナー対応、入居者フォローといった本来注力すべき仕事に集中できます。さらに営業時間外でもAIが一次対応できるため、入居者にとっても「電話がつながらない」というストレスを減らせる点は大きなメリットです。

次の章では、実際にAI電話が得意とする問い合わせを具体例とともにご紹介します。

AIが得意な問い合わせ① ゴミ出しルールに関する電話

　不動産管理会社へ寄せられる問い合わせの中でも、特に多いのがゴミ出しに関する電話です。新しく入居した方はもちろん、転勤や進学で他県から引っ越してきた方にとっては、自治体ごとに異なるゴミ出しルールは分かりにくいものです。そのため、「今日は燃えるゴミの日ですか？」「資源ごみはどこへ出せばいいですか？」「粗大ごみはどうやって申し込めばいいですか？」といった問い合わせが日常的に発生します。こうした内容は、担当者が毎回電話で説明している管理会社も少なくありません。しかし、回答内容はほとんど変わらず、何度も同じ説明を繰り返しているケースがほとんどです。このような回答が決まっている問い合わせこそ、AI電話が最も力を発揮する場面です。

　SmartCallでは、物件ごとのゴミ出しルールや自治体の回収日、ゴミ置き場の場所などをあらかじめ登録しておくことで、入居者からの質問にAIが自動で回答できます。例えば夜遅くに「明日は燃えるゴミの日ですか？」という電話があった場合でも、営業時間外だからといって翌日まで待ってもらう必要はありません。AIが24時間365日対応することで、入居者は知りたいタイミングですぐに回答を得られます。

　担当者側にも大きなメリットがあります。電話対応のために作業を中断することがなくなり、契約書作成やオーナー対応、設備手配など、本来優先すべき業務へ集中できるようになります。一件あたり数分の電話でも、それが一日に何十件と積み重なれば大きな時間になります。AI電話でこうした定型業務を自動化することは、業務効率化だけでなく、スタッフの負担軽減にもつながります。

AIが得意な問い合わせ② 営業時間・店舗案内

　営業時間に関する問い合わせも、不動産管理会社では非常に多い電話の一つです。「今日営業していますか？」「何時まで受付していますか？」「定休日はいつですか？」「年末年始も営業していますか？」など、入居者やオーナー様、さらにはこれから部屋探しを始める方からも頻繁に問い合わせがあります。こうした質問も、回答内容は基本的に決まっています。そのため、人が電話に出て案内する必要性はそれほど高くありません。

　SmartCallなら、営業時間や定休日、長期休暇のお知らせなどを事前に設定しておくことで、AIが自動で案内します。

例えば営業時間外に電話がかかってきた場合でも、「現在は営業時間外です。営業時間は平日9時から18時までです。」といった案内をAIが行い、必要に応じて緊急連絡先へ案内したり、翌営業日に担当者から折り返す受付を行ったりすることも可能です。これは入居者にとっても安心感につながります。電話がつながらず不安になるのではなく、AIがすぐに応答して状況を案内してくれるため、「きちんと対応してもらえている」という印象を持ってもらいやすくなります。

　また、営業時間の確認だけで終わる電話に担当者が対応しなくて済むため、社内の業務効率も大きく改善します。

電話自動応答は単なる「留守番電話」ではありません。入居者へ必要な情報をその場で提供し、必要な内容だけを担当者へ引き継ぐことで、サービス品質を維持しながら電話対応を効率化できる点が大きな特徴です。

営業時間に関する問い合わせは、AI電話を導入した際に効果を実感しやすい代表的なケースと言えるでしょう。

AIが得意な問い合わせ③ 契約更新時期に関する電話

　契約更新に関する問い合わせも、不動産管理会社では頻繁に発生する電話の一つです。「更新はいつですか？」「更新料はいくらですか？」「更新手続きは何をすればいいですか？」など、契約満了が近づくと多くの入居者から問い合わせがあります。これらの質問は契約内容によって多少異なる場合はあるものの、多くはあらかじめ決められたルールに沿って案内できます。そのため、AI電話との相性が非常に良い問い合わせと言えます。

　SmartCallでは、更新手続きの流れや必要書類、更新料の有無など、よくある質問をAIへ登録しておくことで、担当者に代わって案内できます。「更新の流れだけ知りたい」という問い合わせのために担当者が業務を中断する必要がなくなり、より重要な契約業務やオーナー対応へ集中できるようになります。また、営業時間外でも更新に関する基本的な案内を受けられるため、入居者にとっても利便性が向上します。

AIが得意な問い合わせ④ 駐車場の空き状況や料金確認

　駐車場についての問い合わせも、管理会社では日常的に発生します。「駐車場は空いていますか？」「月額料金はいくらですか？」「2台目も契約できますか？」といった内容は、物件案内中のお客様だけでなく、既存の入居者からも多く寄せられます。こうした問い合わせも、あらかじめ管理情報を登録しておくことでAIが案内できます。

　例えば現在満車であれば、その旨をAIが回答し、空き待ちの受付へ案内することも可能です。また、担当者による確認が必要な場合は、そのまま電話を転送したり、折り返し対応の受付を行ったりすることもできます。

AI電話は「すべて自分で回答する」のではなく、「回答できるものはAIが対応し、判断が必要なものだけ人へ引き継ぐ」という役割分担ができることが大きな特徴です。このような仕組みによって、担当者が対応する電話の件数を減らしながら、入居者へのサービス品質を維持できます。

AIでは対応が難しい問い合わせもある

　ここまでご紹介したように、多くの定型的な問い合わせはAI電話で対応できます。しかし、すべての電話をAIだけで完結できるわけではありません。例えば、次のようなケースでは担当者による対応が必要です。

• ・水漏れや設備故障などの緊急トラブル
• ・騒音や近隣トラブルの相談
• ・家賃や契約条件に関する個別交渉
• ・クレームや苦情対応
• ・状況を詳しくヒアリングしながら判断する問い合わせ

　これらは入居者ごとに状況が異なり、その場で柔軟な判断が求められます。そのため、人による対応が欠かせません。SmartCallは、こうした電話までAIが無理に対応するのではなく、「担当者へつなぐべき電話」を自動で振り分けられることが大きな強みです。AIと人がそれぞれ得意な役割を担うことで、業務効率とサービス品質の両立を実現できます。

SmartCallを導入すると管理会社はどう変わる？

SmartCall導入前と導入後の違い

AI電話を導入すると、「電話対応が自動化される」だけではありません。担当者が本来取り組むべき業務に集中できる環境が整い、入居者への対応品質も向上します。

　このように、SmartCallは担当者の代わりにすべての電話へ対応するサービスではありません。AIが対応できる問い合わせを自動化し、人による判断が必要な電話だけを担当者へつなぐことで、業務効率と入居者満足度の両立を実現します。AI電話を導入する最大のメリットは、「電話の本数が減ること」ではありません。本当の価値は、担当者が本来行うべき仕事へ集中できる環境をつくれることです。

　電話が鳴るたびに作業が止まり、契約書作成や入居審査、オーナー対応が中断される状況は、多くの管理会社が抱える共通の課題ですSmartCallなら、定型的な問い合わせはAIが24時間365日対応し、担当者が対応すべき電話だけを適切に引き継ぎます。その結果、電話対応に追われる時間が減り、スタッフ一人ひとりの生産性向上につながります。

　また、営業時間外でもAIが応答するため、「電話がつながらない」という機会損失を防げる点も大きなメリットです。入居者満足度の向上だけでなく、オーナー様からの信頼向上にもつながるでしょう。さらに、通話内容を記録・管理できるため、「言った・言わない」といったトラブル防止にも役立ちます。

まとめ｜AI電話は人の仕事を奪うのではなく、人が必要な仕事へ集中するための仕組み

　不動産管理会社へ寄せられる電話の多くは、ゴミ出しルールや営業時間、契約更新、駐車場確認など、回答が決まっている問い合わせです。こうした電話はAI電話との相性が非常によく、SmartCallを活用することで24時間365日、自動で対応できます。一方で、設備トラブルやクレーム、個別相談など、人による判断が必要な電話は担当者へ引き継ぐことで、サービス品質を維持したまま電話対応を効率化できます。

　AI電話は人の代わりになるものではありません。人とAIがそれぞれ得意な役割を分担することで、管理会社の業務効率化と入居者満足度の向上を同時に実現する仕組みです。「電話対応に追われて本来の業務が進まない」「営業時間外の電話対応を改善したい」とお考えの管理会社様は、ぜひSmartCallの導入をご検討ください。