管理会社の採用難が深刻化している理由｜若手が定着しない原因と電話業務の課題を解説
「求人を出しても応募が来ない。」
「採用できても数か月で辞めてしまう。」
このような悩みを抱える不動産管理会社は年々増えています。少子高齢化による労働人口の減少だけが原因と思われがちですが、実際にはそれだけではありません。現場では電話対応に追われ、本来取り組むべき業務が後回しになるケースも少なくありません。設備故障の受付、駐車場の空き確認、契約更新に関する質問、ゴミ出しルールの問い合わせ、営業時間の確認、さらには営業電話まで、一日に何十件もの電話が鳴り続ける管理会社も珍しくありません。電話が鳴るたびに作業は中断され、契約書の作成やオーナー対応、退去精算などの業務が思うように進まなくなります。その結果、残業が増え、社員の負担が大きくなり、若手社員の離職につながるという悪循環が生まれています。実際に採用担当者からは、
- 応募者自体が少ない
- 採用しても定着しない
- 教育する時間が確保できない
- ベテラン社員の負担が増え続けている
といった声を耳にすることが増えました。採用市場が厳しくなるなか、「人を増やせば解決する」という考え方だけでは限界があります。これからの不動産管理会社には、採用活動を強化するだけでなく、社員が長く働ける環境を整え、限られた人数でも効率よく業務を回せる仕組みづくりが求められています。この記事では、不動産管理会社で採用難が深刻化している背景を整理するとともに、若手社員が定着しない理由や電話業務が現場へ与える影響を詳しく解説します。また、採用だけに頼らず業務改善という視点から解決策についても紹介します。
管理会社の採用難が深刻化している背景
不動産管理業界では、「人が集まらない」「採用しても辞めてしまう」という課題が年々深刻化しています。もちろん少子高齢化や人材不足の影響はありますが、それだけで説明できる問題ではありません。管理会社の仕事は、賃貸物件の管理だけではなく、入居者対応、オーナー対応、設備会社との調整、契約更新、家賃管理、退去精算など多岐にわたります。さらに、それらの業務を進めている最中でも電話は容赦なく鳴り続けます。
例えば午前中だけでも、次のような問い合わせが重なることがあります。
- 「お湯が出ないので確認してほしい」
- 「駐車場の空きはありますか？」
- 「契約更新はいつですか？」
- 「ゴミは今日出していいですか？」
- 「営業時間外でも対応できますか？」
- 営業会社からの提案電話
一件一件の対応時間は短くても、電話が鳴るたびに作業が中断されるため、集中して仕事を進めることが難しくなります。例えば契約書を作成している最中に設備故障の電話が入り、その対応を終えたと思えば、今度は駐車場の問い合わせが入る。このような状況が一日中続けば、予定していた業務が終わらず、結果として残業につながってしまいます。この働き方はベテラン社員だけでなく、入社したばかりの若手社員にも大きな負担となります。「電話対応が怖い」「クレーム対応に自信がない」「仕事が終わらない」と感じる社員が増えれば、定着率の低下は避けられません。
また、採用コストも年々上昇しています。求人媒体への掲載費、人材紹介会社への成功報酬、採用イベントへの参加費など、一人採用するために数十万円以上かかるケースも珍しくありません。せっかく採用した社員が短期間で退職してしまえば、そのコストは再び発生します。つまり、現在の採用難は「応募が来ない」という問題だけではなく、「辞めやすい職場環境」と「業務負担の大きさ」が複雑に絡み合っているのです。
若手社員が定着しない本当の理由
「採用してもすぐ辞めてしまう。」
これは現在、多くの不動産管理会社が抱えている共通の悩みではないでしょうか。求人を出してようやく採用できたにもかかわらず、数か月から1年ほどで退職してしまうケースは決して珍しくありません。もちろん給与や休日数も重要な要素ですが、それ以上に若手社員が負担を感じているのが日々の電話対応です。不動産管理会社では、電話が会社の窓口となっています。入居者様、オーナー様、仲介会社、設備業者など、多くの関係者から毎日のように電話がかかってきます。一つひとつの問い合わせは数分で終わる内容でも、その回数が多ければ社員の負担は想像以上に大きくなります。
電話対応が一日の業務を分断してしまう
例えば午前中だけでも、このような電話が続くことがあります。
- エアコンが動かないので修理してほしい
- 給湯器からお湯が出ない
- 駐車場に空きはありますか？
- 契約更新はいつになりますか？
- 退去の手続き方法を教えてください
- 営業時間外でも対応できますか？
- 営業会社からの提案電話
電話を受けるたびにパソコンの作業を止め、内容を確認し、担当者へ引き継ぎ、対応履歴を入力する。その間にも次の電話が鳴るため、契約書の作成やオーナーへの報告書作成など、本来集中したい業務が後回しになってしまいます。
若手社員にとっては、「何をしていたか分からなくなる」「常に急かされている感覚になる」と感じる原因にもなっています。
クレーム対応への精神的な負担
電話の内容は問い合わせだけではありません。
設備トラブルや騒音、駐車場のトラブルなど、感情的になっている入居者様からの電話を受けることもあります。
もちろん、管理会社として丁寧な対応は欠かせません。
しかし、入社したばかりの社員にとっては、経験が少ない中で冷静に対応することは簡単ではありません。
「自分の対応が間違っていたらどうしよう」
「怒られたらどうしよう」
こうした不安を抱えながら電話に出続けることは、大きなストレスになります。
特に電話では相手の表情が見えず、言葉だけで状況を判断しなければならないため、対面対応以上に精神的な負担を感じる社員も少なくありません。
教育する時間が確保できない
もう一つの課題は教育です。
新人教育には時間が必要ですが、現場は毎日の電話対応に追われています。
先輩社員が業務を教えている途中でも電話が鳴れば対応を優先しなければなりません。
結果として教育が途中で止まり、新人も理解が浅いまま実務へ入ることになります。
分からないことが増え、自信を失い、仕事が楽しいと感じる前に退職してしまうケースもあります。
つまり、「教育できない」のではなく、「教育する時間を電話が奪っている」と言えるでしょう。
- 9:00 設備故障の電話対応
- 9:20 契約書作成開始
- 9:35 駐車場確認の電話
- 9:45 営業電話
- 10:00 契約更新についての問い合わせ
- 10:20 新人教育開始
- 10:30 騒音トラブルの電話
- 11:00 オーナーから空室相談
一つひとつは数分の対応でも、積み重なることで予定していた業務が思うように進まなくなります。
若手社員が定着しない背景には、「仕事が大変だから」だけではなく、このような働き方そのものが大きく影響しているのです。
電話対応が業務効率を下げる理由
電話は管理会社にとって欠かせないコミュニケーション手段です。
しかし、その一方で業務効率を下げている要因にもなっています。
電話は相手のタイミングで鳴るため、自分で優先順位を決めることができません。
契約書を作成していても、入居者対応をしていても、電話が鳴れば手を止める必要があります。
集中力が何度もリセットされる
人は一度集中が途切れると、元の状態へ戻るまで時間がかかると言われています。
契約書作成、退去精算、家賃管理など、ミスが許されない業務ほど集中力が重要です。
しかし電話が何度も鳴れば、そのたびに思考が中断されます。
確認漏れや入力ミスが発生しやすくなり、結果としてやり直しが増えてしまいます。
電話の多くは定型的な問い合わせ
実際には、毎日寄せられる電話の多くは、似たような内容です。
- 営業時間を教えてください
- 契約更新はいつですか？
- ゴミ出しルールを知りたい
- 駐車場の空き状況を確認したい
- 退去手続きを教えてください
- 設備故障の受付をしたい
もちろん、人による対応が必要なケースもあります。
一方で、営業時間の案内や契約更新時期の確認、設備故障の一次受付などは、内容がある程度決まっていることが多く、対応方法を見直せる余地があります。
採用だけでは解決しない時代へ
「電話が多いなら人を増やそう」と考えることもできます。
しかし現在は採用市場そのものが厳しく、人材確保は年々難しくなっています。
仮に採用できたとしても、電話対応に追われる環境が変わらなければ、同じ課題を繰り返す可能性があります。
だからこそ近年では、「人を増やす」だけではなく、「人が対応しなくてもよい業務を見直す」という考え方が注目されています。
特に、毎日繰り返される定型的な電話対応は、業務改善による効果を実感しやすい分野の一つです。
次章では、採用活動だけに頼らず、限られた人数でも働きやすい職場を実現するための考え方について詳しく解説します。
採用を増やす前に「業務を減らす」という考え方
採用難が続く現在、多くの管理会社では「もっと人を採用しなければならない」と考えがちです。
もちろん採用活動は重要ですが、応募が集まりにくく、採用コストも高騰している今、「人を増やすこと」だけを解決策にするのは現実的ではありません。
そこで近年、多くの企業が取り組み始めているのが「業務を減らす」という考え方です。
これは人員を削減するという意味ではありません。
社員しかできない仕事に集中できる環境を整え、定型的な業務や繰り返し発生する作業を見直すという考え方です。
DXは「人を減らす」ことではない
DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉を聞くと、「AIに仕事を奪われる」「人件費削減のための仕組み」といったイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、本来のDXはそのようなものではありません。
目的は社員がより価値の高い仕事に時間を使える環境をつくることです。
例えば、不動産管理会社であれば次のような業務は人だからこそ価値を発揮できます。
- オーナー様への資産活用提案
- 入居者様との信頼関係づくり
- 設備トラブルの判断や調整
- 空室対策や募集条件の見直し
- スタッフ教育やマネジメント
一方で、毎日何度も繰り返される定型的な問い合わせは、人が対応しなくても品質を維持できるケースがあります。
電話業務を棚卸ししてみる
まずおすすめしたいのは、現在どのような電話がどれくらいかかってきているのかを整理することです。
実際に分類してみると、「人が対応しなくてもよい電話」が想像以上に多いことがあります。
| 電話内容 | 対応方法の見直し |
|---|---|
| 営業時間の確認 | 自動案内が可能 |
| ゴミ出しルール | 自動回答が可能 |
| 契約更新時期 | 定型回答が可能 |
| 設備故障受付 | 一次受付を自動化し担当者へ共有 |
| 営業電話 | 自動応答で担当者の時間を確保 |
このように整理すると、本来スタッフが時間を使うべき業務と、仕組みで対応できる業務が見えてきます。
「採用」よりも先に働きやすい環境をつくる
新しい社員を迎えることはもちろん大切です。
しかし、電話対応に追われる環境が変わらなければ、新しく入社した社員も同じ負担を抱えることになります。
働きやすい環境を整えることは、既存社員の定着率向上だけでなく、採用活動にも良い影響を与えます。
「残業が少ない」「業務に集中できる」「教育に時間をかけられる」といった職場環境は、求職者にとっても魅力的な要素になるからです。
電話業務を見直す選択肢としてSmartCallという方法
電話対応をすべて人が行うことが当たり前だった時代から、現在は必要に応じて仕組みを活用する時代へ変わりつつあります。
その選択肢の一つが、AI電話サービス「SmartCall」です。
SmartCallは、管理会社に寄せられる定型的な問い合わせや一次受付を自動化することで、スタッフの負担軽減をサポートします。
ここで重要なのは、「人の仕事を奪う」のではなく、「人が対応すべき仕事に集中できる環境をつくる」という点です。
毎日繰り返される問い合わせを自動で受付
例えば管理会社には、次のような問い合わせが毎日寄せられます。
- 営業時間を知りたい
- ゴミ出しルールを確認したい
- 契約更新について教えてほしい
- 駐車場の空き状況を知りたい
- 設備故障を受付してほしい
こうした内容は、回答内容や受付方法がある程度決まっているため、AIによる一次対応との相性が良い分野です。
スタッフは繰り返し同じ説明をする時間を減らし、その分、オーナー対応やトラブル解決など、より重要な業務へ時間を使えるようになります。
営業時間外でも受付できる安心感
設備故障や鍵のトラブルは、営業時間内だけに発生するわけではありません。
夜間や休日に電話があった場合でも、一次受付ができる体制があることで、入居者様は「連絡が取れた」という安心感を得られます。
翌営業日に担当者が内容を確認できるため、電話の取りこぼし防止にもつながります。
社員が本来の仕事に集中できる環境へ
電話対応の負担が軽減されることで、スタッフは目の前の業務に集中しやすくなります。
契約書作成中に何度も作業を中断することが減り、教育の時間も確保しやすくなります。
その結果、業務効率の向上だけでなく、働きやすさや定着率の改善にもつながる可能性があります。
- 定型的な電話対応の負担軽減
- 営業時間外の一次受付
- 電話の取りこぼし防止
- 社員が本来業務へ集中できる
- 教育時間の確保
- 若手社員が働きやすい環境づくり
- 採用だけに頼らない組織づくり
採用市場が厳しい今だからこそ、「人を増やす」だけでなく、「限られた人数で成果を出せる仕組み」を考えることが、これからの不動産管理会社にはますます重要になっていくでしょう。
まとめ｜管理会社の採用難対策は「人を増やす」だけでは解決しない
不動産管理会社の採用難は、応募者が少ないことだけが原因ではありません。 若手が定着しない職場環境、電話対応の多さ、教育時間の不足、採用コストの高騰など、複数の課題が重なっています。
特に電話対応は、社員の集中力を奪い、残業を増やし、精神的な負担につながりやすい業務です。
だからこそ、採用活動を強化するだけでなく、業務そのものを見直すことが重要です。
SmartCallは、管理会社に多い定型的な電話対応や営業時間外の一次受付をサポートし、社員が本来の業務に集中できる環境づくりを支援します。
電話対応の負担を見直してみませんか？
「電話対応に追われている」「若手が定着しない」「採用しても業務負担が減らない」と感じている管理会社様は、まずは現在の電話業務を整理することから始めてみてください。
よくある質問
管理会社の採用が難しい理由は何ですか？
少子高齢化による人材不足に加え、業務範囲の広さ、電話対応の多さ、クレーム対応の負担、採用コストの高騰などが影響しています。
若手社員が定着しない原因は何ですか？
電話対応への苦手意識、クレーム対応のストレス、教育不足、業務量の多さなどが原因になりやすいです。
電話対応は離職率に影響しますか？
影響する可能性があります。電話対応が多いと作業が中断され、残業や精神的負担が増えやすくなります。
AI電話でどこまで対応できますか？
営業時間の案内、ゴミ出しルール、契約更新の確認、駐車場確認、設備故障の一次受付など、内容がある程度決まっている問い合わせに向いています。
SmartCallはどのような管理会社に向いていますか？
電話対応が多い管理会社、営業時間外の電話を取りこぼしたくない会社、若手社員の負担を減らしたい会社、採用に頼らず業務効率化を進めたい会社に向いています。
