AIスマートコールとは？管理会社の電話対応をAIで効率化｜毎月先着キャンペーン実施中

不動産管理会社では、毎日さまざまな電話がかかってきます。

「空室はありますか？」という仲介会社からの物件確認、入居者からの設備トラブル、家賃や更新に関する問い合わせ、オーナー様からの相談、さらには営業電話まで。

特に管理戸数が増えてくると、「電話に出るだけで一日が終わってしまう」ということも珍しくありません。

例えば、入居者から水漏れについて電話が入り対応している最中に、別の仲介会社から空室確認の電話が鳴る。その電話を切った直後に営業電話が入り、気付けば作成途中だった契約書やオーナー様への報告書が止まったまま……。

管理会社の現場では、このような「電話による業務の中断」が毎日のように発生しています。

そんな管理会社の電話業務を効率化する方法として注目されているのが、 AIスマートコール（SmartCall）です。

AIスマートコールとは？

AIスマートコールとは、AIが人の代わりに電話を受け、問い合わせ内容に応じて案内や聞き取り、担当者への転送などを行うAI電話サービスです。

これまでの自動音声というと、

「入居者の方は1番を押してください」
「仲介会社の方は2番を押してください」

といった、番号を選択するタイプをイメージする方も多いかもしれません。

AIスマートコールは、こうした従来型の自動音声とは少し違います。 生成AIを活用することで、電話をかけてきた相手の話を聞き取り、会話形式で問い合わせ内容を確認しながら対応できます。SmartCallでは電話対応だけでなく、内容の記録やシステム連携なども想定されています。

例えば入居者から、

「部屋のエアコンから水が漏れているんですが……」

と電話があった場合。

AIが物件名や部屋番号、症状など必要な情報を順番に確認し、設定された対応方法に沿って受付を進めることができます。

一方で、緊急性が高い内容やAIだけでは判断できない問い合わせについては、担当者へ転送するなど、「AIですべて対応する」のではなく、人とAIを使い分ける運用も可能です。

なぜ今、管理会社にAI電話が必要なのか

管理会社が抱える大きな問題のひとつが、人手不足と業務量の増加です。

管理戸数が増えれば売上は伸びます。 しかし同時に、入居者・オーナー・仲介会社などからの問い合わせも増えていきます。

ここで厄介なのが、管理戸数が増えたからといって、そのたびに電話対応スタッフを増やせるわけではないという点です。

500戸から1,000戸、1,000戸から2,000戸と管理戸数を増やしていくなかで、電話対応まで人だけでカバーしようとすると、人件費も採用コストも大きくなります。

さらに電話は、単純に「対応している時間」だけがコストではありません。

作業中に電話が鳴れば、一度仕事を止めなければなりません。 電話終了後に、

・どこまで作業したか確認する
・電話内容を社内共有する
・担当者へ引き継ぐ
・管理システムへ履歴を入力する

といった作業も発生します。

つまり電話対応を減らすことは、単純な数分間の削減ではなく、管理会社全体の仕事の流れを止めないことにつながります。

AIスマートコールを導入する管理会社のメリット

1．電話対応による業務の中断を減らせる

管理会社にとって最も分かりやすいメリットが、スタッフが電話に出る回数を減らせることです。

例えば、午前中に重要事項説明書や契約書を作成しているスタッフがいたとします。

その間に「この物件はまだ空いていますか？」「駐車場はいくらですか？」「営業時間を教えてください」といった電話が何度も入れば、そのたびに作業は中断されます。

こうした定型的な問い合わせをAIが一次対応することで、人は契約業務やオーナー対応など、人が対応するべき仕事に集中しやすくなります。

2．営業時間外の問い合わせにも対応できる

入居者からの問い合わせは、必ずしも管理会社の営業時間内に発生するとは限りません。

仕事から帰宅した20時頃に給湯器が動かないことに気付いたり、夜中に鍵を紛失したり、休日に水漏れが発生したりすることもあります。

AI電話を活用すれば、24時間365日の電話受付体制をつくることも可能です。AI-IVRは、営業時間外の設備故障や鍵紛失などの一次受付にも活用されています。

もちろん、夜中にすべての案件を社員へ転送する必要はありません。

「緊急性が高いものは担当者へ」「緊急性が低いものは内容を記録して翌営業日に対応」といった振り分けを行うことで、入居者対応と社員の負担軽減を両立しやすくなります。

3．「言った・言わない」を防ぎやすくなる

管理会社で意外と多いのが、電話対応後の情報共有トラブルです。

「昨日電話したんですが」
「担当の方には伝えました」
「そんな説明は聞いていません」

こうした経験がある管理会社も多いのではないでしょうか。

電話は口頭でやり取りするため、担当者がメモを残していなかったり、引き継ぎが漏れたりすると、後から内容を確認できません。

AIスマートコールでは、電話内容を記録・テキスト化して管理できるため、「誰から、何について連絡があったのか」を社内で確認しやすくなります。SmartCallでも通話内容のテキスト化や通知といった機能が紹介されています。

4．営業電話に取られる時間を減らせる

管理会社にかかってくる電話は、入居者やオーナーだけではありません。

インターネット回線、電気、防犯カメラ、人材紹介、広告、システムなど、毎日のように営業電話がかかってくる会社もあります。

電話に出てみなければ必要な電話か営業電話か分からないため、忙しい時間帯でも一度手を止めなければなりません。

AIが一次受付を行い、用件を確認したうえで必要な電話だけ担当者へつなぐ仕組みにすれば、不要な電話対応の時間を削減できます。

5．管理戸数を増やしやすい組織をつくれる

AIスマートコールの導入メリットは、単なる業務効率化だけではありません。

将来的に管理戸数を増やしていきたい会社にとっては、「電話件数が増えても、人員を同じ割合で増やさなくていい体制」をつくることが重要です。

例えば管理戸数が2倍になったとき、電話件数も増えたからスタッフも2倍にする、という経営では利益率を高めることが難しくなります。

定型業務をAIへ任せ、人はオーナーへの提案、管理受託営業、入居率改善、クレーム対応など、判断やコミュニケーションが必要な仕事を担当する。

この役割分担が、これからの管理会社には重要になってきます。

AIに電話を任せて、本当に大丈夫？

AI電話について説明すると、

「入居者が怒らない？」
「ちゃんと会話できる？」
「全部AI対応になってしまうの？」

という不安を持つ方も少なくありません。

重要なのは、すべての電話を無理にAIだけで完結させようとしないことです。

空室確認や営業時間、各種手続きなど、回答が決まっている問い合わせはAIに任せる。

一方で、オーナー様からの相談、複雑なクレーム、契約条件の交渉など、人による判断が必要な電話は担当者へつなぐ。

このようにAIとスタッフの役割を分けることで、電話対応の品質を維持しながら業務効率化を進めることができます。

AIは「スタッフの代わり」ではなく、「スタッフが本来の仕事をするための電話受付担当」と考えると分かりやすいでしょう。

AIスマートコール 毎月先着キャンペーン実施中

「AI電話に興味はあるけれど、いきなり本格導入するのは不安」

そんな管理会社様にもAIスマートコールを体験していただきやすいよう、毎月先着でキャンペーンを実施しています。

電話業務は会社によって内容が大きく異なります。

管理戸数、入居者からの問い合わせ件数、物件確認電話の件数、営業時間外の受付方法などによって、AI化したほうが良い部分も変わります。

そのため、まずは現在の電話業務を整理し、

・どの電話をAIに任せられるのか
・どの問い合わせを人へ転送するのか
・どの程度の業務削減が期待できるのか
現在の運用をどう変更するのか

を確認してから導入を検討するのがおすすめです。

キャンペーンは毎月先着でのご案内となります。 対象条件や今月の受付状況については、お問い合わせ時にご確認ください。

まとめ｜電話対応を「人がやる仕事」から見直す

これまで管理会社では、電話が鳴れば社員が出るのが当たり前でした。

しかし、人手不足が続くなか、管理戸数を増やしながらすべての電話を人だけで対応し続けることには限界があります。

AIスマートコールを活用すれば、定型的な問い合わせや一次受付をAIへ任せ、スタッフはオーナー対応や契約業務、管理受託、入居率改善など、人だからこそ価値を出せる業務に時間を使えるようになります。

電話を完全になくす必要はありません。

大切なのは、 「この電話は本当に人が出る必要があるのか？」 を一度整理してみることです。

毎日何十件、何百件とかかってくる電話の一部をAIに任せるだけでも、現場の働き方は変わります。

「電話対応を減らしたい」
「営業時間外の問い合わせを改善したい」
「管理戸数を増やしても回る組織をつくりたい」

そのような課題をお持ちの管理会社様は、ぜひAIスマートコールをご検討ください。

毎月先着キャンペーンも実施中です。
キャンペーン内容・対象条件・現在の受付状況については、お気軽にお問い合わせください。