不動産賃貸管理会社の電話対応をAIで効率化｜SmartCallでできること
不動産賃貸管理会社でSmartCallが活躍する理由
不動産賃貸管理会社では、毎日数多くの電話が鳴ります。入居者からの設備トラブルや騒音に関する相談、仲介会社からの空室確認、オーナーからの管理に関する問い合わせ、さらには入居希望者からの物件に関する質問など、その内容は多岐にわたります。しかし、これらの電話のすべてが担当者でなければ対応できない内容というわけではありません。
- ・営業時間を教えてください。
- ・〇〇マンションはまだ募集中ですか？
- ・駐車場は空いていますか？
- ・初期費用はいくらですか？
- ・ペットは飼えますか？
このような問い合わせは、募集図面や管理システム、ホームページに掲載されている情報で回答できるケースがほとんどです。それにもかかわらず、電話が鳴るたびに担当者は作業を中断し、同じ説明を何度も繰り返しています。そこで注目されているのが、生成AIを活用した電話対応サービス「SmartCall」です。
SmartCallは、人が対応する必要のない定型的な問い合わせをAIが代行し、本当に担当者が対応すべき電話だけを取り次ぐことで、電話業務の効率化を実現します。
夜間・休日の設備トラブルも24時間365日受付
賃貸管理会社では、営業時間外でも設備トラブルは発生します。「エアコンが動かない」「水漏れしている」「お湯が出ない」「鍵をなくした」など、夜間や休日に緊急の電話が入ることは珍しくありません。こうした電話をすべて担当者が受ける体制では、夜間対応や休日当番の負担が大きくなり、働き方の改善も難しくなります。
SmartCallなら、AIが24時間365日電話を受け付け、入居者名や物件名、部屋番号、トラブルの内容を聞き取ったうえで、必要に応じて担当者や提携業者へ連携できます。緊急性の高い案件だけを担当者へ取り次ぐことも可能なため、担当者の負担を減らしながら、入居者への対応品質を維持できます。
仲介会社からの空室確認にもスムーズに対応
繁忙期になると、仲介会社からの空室確認や募集条件に関する問い合わせが一気に増えます。
- ・この部屋はまだ募集していますか？
- ・入居可能日はいつですか？
- ・初期費用はいくらですか？
- ・保証会社の利用は必須ですか？
このような電話は一件あたり数分でも、一日に何十件と積み重なることで、担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。SmartCallは、募集条件や物件情報を学習することで、こうした定型的な問い合わせに自然な会話で対応できます。担当者は電話対応に追われることなく、契約手続きやオーナー対応など、本来優先すべき業務へ集中できるようになります。
入居希望者からの問い合わせにも迅速に対応
物件探しをしているお客様は、「気になる」と思ったタイミングで問い合わせをします。しかし、そのタイミングが営業時間外であったり、担当者が接客中だったりすると、電話に出られないことがあります。問い合わせへの対応が遅れると、お客様は他社の物件へ流れてしまう可能性もあります。SmartCallは24時間365日問い合わせを受け付け、物件の設備や条件、初期費用などの質問へ回答するだけでなく、内見予約や担当者への取次ぎも行えます。「電話に出られなかった」という理由で反響を逃さないことは、不動産会社にとって大きなメリットといえるでしょう。
電話対応をAIと人で分担する時代へ
これまで不動産賃貸管理会社では、「電話は人が対応するもの」という考え方が一般的でした。しかし、人手不足や働き方改革が求められる今、その考え方だけでは業務を効率的に進めることは難しくなっています。SmartCallは、人を置き換えるためのサービスではありません。
AIが定型的な問い合わせや一次受付を担当し、人は判断や提案、信頼関係の構築が必要な業務に集中するためのサービスです。設備トラブルの受付、空室確認、営業時間の案内、内見予約、営業電話への対応など、AIが担当できる業務は想像以上に多くあります。電話対応をAIと人で適切に分担することで、管理会社全体の生産性向上だけでなく、入居者満足度やオーナー満足度の向上にもつながります。
これからの不動産賃貸管理会社に求められるのは、「電話を減らすこと」ではなく、「人が対応すべき電話に集中できる環境をつくること」です。SmartCallは、その実現を支える新しい電話対応サービスとして、多くの管理会社で活用が期待されています。
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