管理会社が生き残るためのDXとは？これから必要な6つの改革

管理戸数は増えているのに、人手が足りない。問い合わせ対応に追われ、オーナーへの提案や新規管理の獲得に時間を使えない。そのような悩みを抱えている管理会社は少なくありません。

賃貸管理の現場では、入居者対応、設備トラブル、家賃管理、退去受付、修繕手配、仲介会社からの空室確認など、毎日さまざまな業務が発生します。一つひとつは小さな対応でも、管理戸数が増えるほど業務量は大きくなります。

しかし、人手不足が続く中で、すべての業務を人の力だけで処理し続けることには限界があります。今後、管理会社が安定して経営を続けるためには、単なる人員補充ではなく、業務そのものの仕組みを見直すことが必要です。

そこで重要になるのがDXです。DXというと大規模なシステム導入を想像しがちですが、実際には電話対応や鍵の受け渡し、防犯、入居者サポートなど、日常業務の一部をデジタル化することから始められます。

管理会社を取り巻く環境は大きく変化している

管理会社の仕事は、以前よりも複雑になっています。入居者やオーナーの要望が多様化し、連絡手段も電話だけでなく、メール、SMS、チャット、アプリなどに広がりました。

さらに、無料インターネット、防犯カメラ、宅配設備、スマートロックなど、入居者が物件に求める設備も変化しています。家賃や立地だけでなく、便利さ、安全性、通信環境も物件選びの重要な基準になっています。

一方で、管理会社側は人員を簡単に増やせる状況ではありません。採用を行っても応募が集まらない、採用できても短期間で退職してしまう、経験者が少なく教育に時間がかかるといった問題があります。

このような状態を、スタッフ個人の努力だけで解決することは困難です。業務量が増えるたびに人員を増やすのではなく、人が対応しなくてもよい業務を減らす仕組みが求められています。

人手不足は採用だけでは解決できない

人手不足になると、まず求人を出すことを考える会社が多いでしょう。しかし、新しいスタッフを1人採用するには、求人広告費、面接、教育、給与、社会保険など、多くの費用と時間が必要です。

また、新しいスタッフが入社しても、業務の進め方が担当者ごとに異なっていれば、教育に時間がかかります。特定のスタッフしか対応方法を知らない状態では、その人が休んだだけで業務が止まる可能性もあります。

そのため、採用を続けるだけでなく、電話受付、情報共有、鍵管理、入居時の案内などを仕組み化し、少人数でも運営できる環境を作る必要があります。

DXの目的は人を減らすことではありません。繰り返し発生する単純作業をデジタル化し、スタッフがオーナー提案、修繕判断、入居者との調整など、人にしかできない仕事へ集中できる状態を作ることです。

AI活用で電話対応を効率化する

管理会社の業務で大きな負担になりやすいのが電話対応です。営業時間、空室状況、解約方法、設備故障、鍵の紛失など、似た内容の問い合わせが何度も入ります。

AI電話とは、音声認識や自動応答の技術を使い、電話の一次対応を自動化するサービスです。入居者が話した内容を聞き取り、問い合わせ内容に応じて案内したり、担当部署へ転送したりできます。

例えば、入居者から「エアコンが動かない」という電話が入った場合、AI電話が物件名、部屋番号、故障の状況、連絡先を確認します。受付内容が文字で残れば、スタッフは最初から聞き直す必要がありません。

夜間や休日の問い合わせも受け付けられるため、受付時間を広げながら、スタッフの負担を抑えることができます。

ただし、クレームや緊急性の高い設備事故など、担当者の判断が必要な内容までAIだけで対応する必要はありません。よくある質問はAI、判断が必要な内容は人という役割分担が重要です。

インターネット設備は入居率にも影響する

インターネット設備は、現在の賃貸物件において欠かせない設備の一つです。動画視聴、オンラインゲーム、在宅勤務、オンライン授業など、日常生活の多くでインターネットが使われています。

物件情報に「インターネット無料」と記載できれば、他物件との差別化にもつながります。入居者が個別に回線契約をする必要がなく、入居後すぐ利用できる環境は大きな魅力です。

ただし、単に無料であればよいわけではありません。通信速度が遅い、夜間に接続しにくい、問い合わせ先が分からないといった状態では、入居者から管理会社へ苦情が入る可能性があります。

インターネット設備を導入する際は、通信速度だけでなく、障害時のサポート窓口や入居者向けの問い合わせ対応まで確認することが大切です。

防犯対策は物件価値を守る

防犯設備は、入居者の安心だけでなく、管理会社のトラブル対応を減らすためにも重要です。ゴミの不法投棄、共用部への侵入、自転車盗難、駐車場での接触事故など、集合住宅ではさまざまな問題が起こります。

防犯カメラが設置されていない場合、入居者から相談を受けても、事実確認が難しくなります。双方の主張が食い違い、管理会社が長時間対応しなければならないこともあります。

クラウド型の防犯カメラであれば、録画データをインターネット上に保存し、権限を持つ担当者が遠隔で映像を確認できます。現地に録画機を置く方式と比べて、機器の故障やデータ紛失のリスクを抑えやすい点も特徴です。

防犯設備があることで犯罪や迷惑行為の抑止につながり、物件募集時にも安心感を伝えやすくなります。

入居者サービスの充実が選ばれる理由になる

管理会社に求められる役割は、設備の維持管理だけではありません。入居時の手続きや生活開始までの負担を減らすことも、重要な入居者サービスです。

特に入居直後は、電気、ガス、水道、インターネットなど、多くの手続きが必要になります。入居者がそれぞれの会社へ連絡し、開始日や契約内容を確認する作業は大きな負担です。

ライフラインサポートを導入すれば、入居者に必要な手続きを案内し、電気やガスなどの契約をまとめて支援できます。管理会社側も、同じ説明を毎回行う必要がなくなります。

入居者にとっては手続きが楽になり、管理会社にとっては案内業務を削減できるため、双方にメリットがあります。

スマートロックで鍵管理を効率化する

スマートロックとは、スマートフォンや暗証番号、専用カードなどを使って施錠や解錠を行う設備です。物理的な鍵を使わずに入室できるため、鍵の受け渡しや紛失リスクを減らせます。

管理会社では、内見用の鍵を仲介会社へ貸し出したり、退去後に鍵を交換したりする業務が発生します。鍵の返却確認ができず、スタッフが何度も仲介会社へ連絡することもあります。

スマートロックであれば、利用できる日時を指定した暗証番号を発行し、内見終了後に無効化することができます。誰がいつ解錠したか履歴を確認できるサービスもあります。

鍵の受け渡しが不要になれば、仲介会社は管理会社の営業時間を気にせず内見しやすくなります。内見機会が増えることで、空室期間の短縮につながる可能性もあります。

クラウドPBXで場所に縛られない電話対応へ

PBXとは、会社にかかってきた電話を担当者へ振り分けたり、社内の内線通話をつないだりする仕組みです。従来は、事務所内に電話交換機と呼ばれる専用機器を設置していました。

クラウドPBXは、その機能をインターネット上で利用するサービスです。専用アプリを使うことで、スタッフのスマートフォンを会社の電話として利用できる場合があります。

例えば、物件巡回中の担当者へ入居者から連絡が入った場合でも、会社の代表番号への着信をスマートフォンで受けられます。担当者から折り返す際も、個人の携帯番号ではなく会社番号を表示できます。

電話転送にかかる費用を抑えられる場合があり、事務所移転や支店開設の際にも大規模な電話工事が不要になる可能性があります。

AI電話と組み合わせれば、AIが一次受付を行い、緊急性や問い合わせ内容に応じて担当者へ転送する流れも作れます。

住環境DXとは

住環境DXとは、デジタル技術を活用して、入居者の暮らしと管理会社の業務を同時に改善する取り組みです。

単に新しい設備を設置するだけではありません。問い合わせ対応、防犯、鍵管理、通信環境、入居時の手続きを一つずつ見直し、入居者が便利に暮らせる環境と、管理会社が効率的に運営できる仕組みを作ることが目的です。

例えば、防犯カメラを導入しても、映像確認のたびに現地へ行かなければならない場合、管理業務の効率化にはつながりにくいでしょう。クラウド上で映像を確認できれば、移動時間を減らし、より早く状況を把握できます。

スマートロックについても、単に鍵をデジタル化するだけでなく、内見予約や入退室履歴と連携することで、より大きな効果が生まれます。

個別の設備を導入するのではなく、管理業務全体の流れを見ながら組み合わせることが、住環境DXを成功させるポイントです。

管理会社に必要な6つのDXサービス

ここまで紹介した内容を、管理会社のDXに必要な6つのサービスとして一覧にまとめます。

まとめ｜管理会社のDXは小さな改革から始められる

管理会社を取り巻く環境は、人手不足、入居者ニーズの多様化、設備の高度化によって大きく変化しています。従来と同じ方法で業務を続けるだけでは、スタッフの負担が増え、対応品質の低下につながる可能性があります。

AI電話、クラウドPBX、インターネット設備、防犯カメラ、スマートロック、ライフラインサポートを活用すれば、業務効率化と入居者サービス向上の両方を進めることができます。

すべてを一度に導入する必要はありません。まずは電話対応や鍵管理など、現在もっとも時間がかかっている業務から見直すことが大切です。

管理戸数を増やしても業務が回る仕組みを作ることが、これからの管理会社経営には欠かせません。人手に頼りすぎない運営体制を整え、入居者とオーナーの双方から選ばれる管理会社を目指しましょう。